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Qu'est-ce qu'un secrétaire adjoint et que fait-il?

Qu'est-ce qu'un secrétaire adjoint et que fait-il?
Teneur
  1. Particularités
  2. Description de l'emploi
  3. Lieu de travail

Le poste de secrétaire a longtemps été le plus convoité pour de nombreuses femmes. Auparavant, en règle générale, pratiquement rien n'était exigé d'un tel employé, à l'exception d'une apparence attrayante. Cependant, maintenant que tout a changé, un tel employé est parfois une partie importante de l'équipe et doit être prêt à remplir de nombreuses fonctions. En conséquence, il est souvent très occupé par le travail. Découvrez quelles sont ces responsabilités, quelles exigences doivent être remplies pour recevoir une offre d'emploi, lisez cet article.

Particularités

Le métier de secrétaire remonte à l'époque de la Rome antique. Les « secrétaires » étaient les confidents des empereurs, des hommes d'une grande influence politique. Cette profession a pris un nouveau départ pendant la Première Guerre mondiale, mais cela impliquait déjà d'exercer des fonctions complètement différentes. Jusqu'à présent, seuls des échos du sens originel de « secrétaire » ont survécu sous la forme de postes tels que secrétaire général et secrétaire d'État.

De nos jours, la profession de secrétaire-assistante requiert l'exécution de travaux liés aux documents, l'organisation du travail de bureau, la gestion du matériel de bureau et d'autres fonctions. Les compétences en communication et l'attention sont considérées comme des compétences importantes pour un secrétaire adjoint. Le préfixe « référent » signifie que l'employé communiquera avec le patron sur diverses questions liées au travail. Il est évident que la concurrence entre ceux qui souhaitent occuper ce poste est élevée, notamment dans les grandes entreprises ou entreprises. Les spécificités des compétences que doit posséder une secrétaire peuvent parfois dépendre du domaine d'activité du cabinet.En termes simples, dans une entreprise de marketing technologique, le secrétaire devra connaître les subtilités des négociations commerciales. Cependant, ce n'est pas du tout nécessaire, pour chaque entreprise, tout est individuel.

Les grandes entreprises de recrutement soutiennent que ce poste, ainsi que le poste de chauffeur et d'autres emplois similaires, impliquent beaucoup d'heures supplémentaires. Les personnes occupant ces postes sont obligées de s'adapter à l'horaire de leurs supérieurs et d'être prêtes à travailler presque 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. De nos jours, les «secrétaires virtuels» gagnent en popularité, qui remplissent la plupart des fonctions d'un secrétaire ordinaire pour les entreprises qui n'ont pas la possibilité de louer un bureau ou ne le font tout simplement pas en raison d'économies. Séparément, il convient de noter l'importance de l'apparence du secrétaire. La secrétaire doit s'habiller dans un style professionnel, éviter les maquillages et les coiffures brillants, flamboyants et inappropriés.

L'utilisation de parfums avec un parfum perceptible n'est pas encouragée, mais une apparence modeste et attrayante est encouragée.

Description de l'emploi

Ce document contient toutes les responsabilités liées aux activités de l'employé. En outre, la description de poste contient les droits de l'employé et une description des exigences pour lui. Ce document contient des informations sur qui devra remplacer l'employé pendant son absence. Il convient également de noter que, si nécessaire, la description de poste peut être révisée et modifiée. Cela peut arriver dans les cas suivants.

  • Modification des fonctions de la secrétaire-assistante.
  • L'apparition de changements dans la documentation de l'organisation.
  • L'apparition de changements dans la structure de l'organisation.

Responsabilités

Voici les principales responsabilités du secrétaire adjoint.

  • Souvent, la personne occupant ce poste est chargée de fournir au bureau des fournitures de bureau. Il devrait également commander des produits d'épicerie si nécessaire. La responsabilité directe du secrétaire est de commander une fontaine à eau et de contrôler son remplissage.
  • La secrétaire-assistante doit prendre les appels pour le responsable et les faire « passer au crible ».
  • Il doit également organiser la procédure d'accueil des visiteurs.
  • La personne occupant ce poste rapporte directement au PDG de l'entreprise. Ainsi, la plupart des tâches exécutées seront liées à ses demandes et commandes.
  • La liste des responsabilités comprend également la réception et l'expédition de la correspondance reçue et envoyée, la préparation de tous les documents nécessaires à la demande du directeur général, le contrôle des documents que le directeur doit signer.
  • Le secrétaire transfère également les informations nécessaires du directeur aux employés et vice versa, appelle les employés au directeur au besoin.
  • Cet employé interagit également fréquemment avec le service administratif. Parfois, il peut se coordonner avec les employés de ce département sur la fourniture de fournitures et d'équipements de bureau. Contrairement au premier point décrit ci-dessus, ce point n'est pas toujours précisé dans les descriptions de poste du secrétaire adjoint.
  • Le secrétaire doit réserver les billets d'avion et les chambres d'hôtel au cas où le directeur ou d'autres employés partent en voyage d'affaires.
  • Dans certaines organisations, le secrétaire est tenu d'informer la direction et/ou d'autres employés des célébrations à venir, des anniversaires des employés et des jours fériés. Parfois, cela est fait par un spécialiste des ressources humaines.
  • Chaque jour, le secrétaire doit préparer le bureau du directeur pour le début d'une nouvelle journée - allumer la lumière, le matériel de bureau (imprimante, ordinateur, etc.), préparer les documents nécessaires.

Une responsabilité

Le secrétaire-assistant doit être responsable du flux de documents et n'a pas le droit de divulguer des informations confidentielles. Un tel employé est responsable de la sécurité des documents et de leur soumission en temps opportun aux autorités. Le secrétaire est responsable du non-respect des fonctions prescrites dans la description de poste, c'est-à-dire du non-respect de ses fonctions, y compris des violations telles que le retard. Un employé peut avoir des problèmes s'il fait preuve de négligence dans le travail avec la documentation.

La responsabilité de la divulgation d'informations confidentielles appartenant à la catégorie des "secrets commerciaux" est engagée. Il est interdit au salarié de détériorer les stocks, notamment les meubles qui lui sont fournis ou appartenant à l'entreprise. Le secrétaire est responsable de traiter les employés avec manque de tact ou de grossièreté. Puisqu'il communique avec tous les autres employés presque quotidiennement, le secrétaire doit être non conflictuel et diplomatique.

Le défaut de démontrer ces qualités peut entraîner la révocation du secrétaire.

Droits

Tout d'abord, le secrétaire-assistant a le droit de demander divers documents dont il a besoin pour travailler auprès de divers employés. Le secrétaire peut répartir les appels téléphoniques reçus en fonction de leur importance à sa discrétion. Il en est de même pour la procédure d'accueil des visiteurs à l'accueil. Il peut également demander des explications aux salariés s'il y a eu manquement à la discipline. Le secrétaire-assistant a également accès aux documents classés « confidentiels ».

Seul le PDG peut licencier ou embaucher un tel employé, et non le chef d'un département ou d'un département, comme dans d'autres cas. Il en va de même pour l'imposition de réprimandes. Le secrétaire peut faire des suggestions à la direction pour améliorer la gestion des documents ou les pratiques de gestion. Il peut également optimiser certains flux de travail. Comme tout autre employé, il a le droit d'exiger la création de conditions de travail confortables et peut même demander verbalement des explications aux employés qui violent la discipline du travail.

Connaissances et compétences

En règle générale, le travail du secrétaire est évalué sur la base de sa diligence et de son efficacité. Ainsi, d'autres compétences sont secondaires. L'employé doit être capable de communiquer avec les gens, de négocier, d'avoir un discours bien prononcé. Doit être capable de résoudre divers problèmes d'organisation, utiliser les programmes Microsoft Office - Excel, Power Point, Word et autres.

Éducation

Il n'y a pas d'exigences strictes pour l'éducation, ainsi que pour la spécialité reçue. Cependant, il doit y avoir un enseignement, même secondaire spécialisé. Les diplômés en droit sont préférés en raison du fait que la plupart de leur travail est lié à la tenue de dossiers. Une expérience professionnelle d'au moins 1 an est souhaitable. Une alternative à l'expérience de travail peut être de suivre des cours de formation en secrétariat.

Dans les entreprises étrangères, un futur employé peut être amené à connaître une langue étrangère particulière. Le secrétaire doit être capable d'exprimer correctement ses pensées, d'écrire et de composer des documents sans erreurs grammaticales.

Souvent, la description de poste peut contenir une liste incomplète des droits, responsabilités et exigences du secrétaire-assistant. Cela est particulièrement vrai des responsabilités - en fait, leur liste est plus large.

Lieu de travail

La demande pour ce métier est grande. En règle générale, ces activités conviennent mieux aux jeunes professionnels récemment diplômés d'établissements d'enseignement. Cette activité est une excellente occasion d'apprendre la structure du travail de l'entreprise. On pense que dans ce poste, vous pouvez acquérir les bonnes compétences d'un futur bon manager. Étant donné que le secrétaire-assistant effectue un large éventail de tâches, il est un employé important et nécessaire même pour les plus petites entreprises.

En conclusion, il convient de noter que le schéma selon lequel la secrétaire ne devrait pouvoir que bien préparer le café et répondre aux appels téléphoniques est loin de la vérité. Il est maintenant un spécialiste à large spectre.

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