Matrice d'Eisenhower - Utiliser correctement le temps

À notre époque incroyablement rapide, il semble que le temps ne passe pas seulement, mais vole à la vitesse d'un avion supersonique. Dans un tel cycle d'événements et de jours, chargé d'une masse d'actes et de plans, nous ne pouvons souvent pas réaliser même la moitié de ce qui était prévu. Et je veux être à temps pour tout. Comment utiliser correctement le temps en utilisant la matrice d'Eisenhower, nous examinerons plus en détail.

Le temps est tout ce que nous avons. Bon ou mauvais nous vivons notre vie dépend directement de comment et de ce que nous passons le temps qui nous est imparti. Et ceux qui rêvent de pouvoir faire beaucoup sur leur chemin apprennent généralement à gérer efficacement leur temps. La gestion du temps (gestion du temps) n'est rien de plus que la planification. C'est elle qui aide à arrêter de s'inquiéter du sentiment amer que le temps est court, qu'il manque cruellement et qu'à cause de cela il n'y a pas de temps pour faire quoi que ce soit.

Il était une fois le célèbre chef militaire et politique américain Dwight David Eisenhower, qui était également le président des États-Unis, s'est sérieusement engagé dans la recherche d'une solution au problème d'une planification efficace. Et il a réussi à trouver une solution à ce problème, il est même venu avec son propre système de gestion du temps.

Il se trouve que le cerveau humain perçoit plus facilement et mieux des informations structurées, c'est-à-dire amenées dans un certain système, décomposées en étagères. En même temps, ce serait bien de visualiser ces étagères, de les rendre visuelles, par exemple, à l'aide d'une sorte de schémas ou de schémas.C'est ce principe de distribution des cas qui sous-tend la matrice d'Eisenhower, qui est l'une des méthodes phares de la théorie de la gestion efficace du temps.

La visualisation du plan d'affaires et des actions à l'aide de la matrice est très simple. Dessinez un carré sur papier, divisez-le avec deux lignes perpendiculaires en quatre marges égales. Vous devriez obtenir une fenêtre avec un treillis en forme de croix. Ces champs diviseront vos affaires en 4 groupes, dont chacun dépendra des signes d'importance/sans importance et d'urgence/non-urgence. Les champs formés à partir de l'intersection des lignes sont appelés quadrants (un concept mathématique) et sont notés comme suit :

• Quadrant A (tâches importantes et urgentes);
• Quadrant B (tâches importantes mais pas urgentes);
• Quadrant S (tâches non importantes mais urgentes) ;
• Quadrant D (tâches sans importance et non urgentes).

La matrice d'Eisenhower présente à la fois des avantages et des inconvénients. Décrivons les deux et commençons par les avantages.

• Malgré son nom de « matrice », qui sous-entend quelque chose de complexe, le système est en réalité très simple à comprendre et à appliquer sans aucune difficulté.
• Les cas, buts et objectifs sont divisés en seulement 4 catégories, cela permet de mieux s'y retrouver.
• La répartition des tâches selon les critères d'urgence et d'importance vous permet de repousser les questions non urgentes et sans importance au second plan, mettant ainsi au premier plan les questions importantes et urgentes. C'est ainsi que s'effectue l'analyse et le filtrage des cas. Ceux qui n'ont pas besoin de passer du temps dessus sont éliminés.
• Le principal avantage est que la matrice permet de rendre les dépenses de temps aussi efficaces que possible, ce qui, à son tour, permet de tout terminer à temps.

Il y a aussi des inconvénients à ce système.

• La matrice est inefficace dans la planification à long terme. Il convient pour faire des affaires courantes ou celles calculées pour un futur proche.
• Lorsqu'il n'y a pas d'objectifs quotidiens, il n'est pas nécessaire d'appliquer un tel système.
• Pour utiliser efficacement la matrice, vous devez répartir rapidement et précisément les objectifs en groupes. Pour ce faire, il est nécessaire de comprendre lesquels d'entre eux peuvent se voir attribuer le degré « important », et quels objectifs ne sont pas très importants, lesquels doivent être complétés de toute urgence et lesquels sont facultatifs. Une telle formation prend du temps, c'est-à-dire que la matrice ne commence pas à "fonctionner" pour vous tout de suite, mais c'est un inconvénient.
• Et, à la suite du paragraphe précédent, il peut y avoir des erreurs avec l'exactitude de l'attribution des cas à un certain statut.

Considérons chaque quadrant de la matrice plus en détail.

Si vous êtes un maître de la planification, le quadrant A sera vide. S'il y a des cas, cela indique votre mauvaise organisation. Vous admettez l'éducation dans les affaires des travaux urgents et des blocages. La raison de cette image est, en règle générale, la paresse.

Ou vous pouvez être mal hiérarchisé. Bien sûr, de telles situations sont parfois autorisées, mais lorsque cela est observé systématiquement, il est alors simplement nécessaire de travailler sur l'autodiscipline personnelle. Afin d'éviter la "stabilisation" de la mode dans le quadrant A, il est nécessaire de traiter en temps voulu les tâches saisies dans les champs restants.

Mais une petite liste de choses à faire dans le quadrant A peut toujours être faite. Ça peut être:

• problèmes de santé;
• actes dont l'échec peut provoquer l'apparition de problèmes, aggraver la qualité de vie, menacer le bien-être de la famille et du travail;
• cas dont l'échec compliquera considérablement le chemin vers la réalisation des objectifs principaux ou conduira à leur échec ;
• sortie de diverses situations d'urgence et de crise.

Si, néanmoins, vous avez beaucoup de points dans ce quadrant, alors jetez tous vos efforts pour les éliminer. Et n'oubliez pas que l'exécution de certains éléments de la liste des éléments importants et urgents peut être réadressée, déléguée à l'une des personnes de confiance, il n'est pas nécessaire de porter tout le fardeau de toutes les questions uniquement sur vous-même.Cette approche vous aidera à gérer plus rapidement la plénitude du quadrant A.

Les observations montrent que les personnes qui privilégient la résolution de problèmes du quadrant B deviennent les plus performantes, gravissent les échelons de carrière plus rapidement, sont les plus prospères financièrement, ne manquent pas de temps et mènent une vie harmonieuse et épanouissante. Les tâches non urgentes appartiennent à la catégorie des plus prometteuses et des plus prioritaires, et si une personne y accorde toute son attention, alors tout se passe bien pour elle.

Il convient de garder à l'esprit que le manque d'urgence dans le groupe B entraîne parfois un retard dans la mise en œuvre des points décrits, et ils migrent vers le groupe A, où ils nécessiteront déjà une réponse rapide. Si vous résolvez des tâches importantes, mais pas très urgentes, progressivement et régulièrement, alors ce processus sera calme et efficace. Il faut aborder ce genre d'affaire de manière responsable, et le manque d'urgence permet de contrôler totalement l'avancée du dossier, d'amener tous les détails à l'idéal, de réfléchir clairement à toutes les étapes, obtenant ainsi au final un résultat productif.

La matrice d'Eisenhower nous apprend principalement à prioriser correctement. Cela signifie que la chose la plus importante dans la planification est la capacité de distinguer les choses importantes qui vous mènent à de grands objectifs des secondaires. Les tâches qui doivent être incluses dans le groupe C ne sont pas importantes, par essence, elles détournent l'attention des objectifs principaux du cas, elles ne contribuent pas au progrès, mais, au contraire, ne font que ralentir le processus de développement. Souvent, ils interfèrent avec la concentration sur la réalisation d'objectifs importants et réduisent ainsi l'efficacité du passé.

Ne confondez pas les questions urgentes du champ C, qui ne sont pas importantes, avec les questions urgentes du champ A, qui sont simplement extrêmement importantes. Ceci, en règle générale, conduit au fait que le vraiment important reste à l'arrière-plan. Un exemple frappant d'une telle situation peut être des réunions imposées par quelqu'un de l'extérieur, qui ne sont pas nécessaires pour vous, ou de longues conversations vides, aller à des fêtes et des célébrations, auxquelles viennent des personnes qui ne vous intéressent pas, certains tâches ménagères, panne d'appareils électroménagers, etc. Oui, cela doit être fait d'urgence, mais la solution de ces tâches n'est pas une nécessité vitale, et leur échec n'entraîne pas de problèmes.

Les classes de ce groupe ne donnent rien, au contraire, elles peuvent faire du mal. Il faut essayer de les reporter à plus tard, et il vaut mieux les ignorer complètement. Mais vous devez connaître l'ennemi de vue - vous devez absolument faire une liste de ces "parasites" dans le champ D, car ce sont les activités mêmes qui "mangent" notre temps. Ce sont ces cas qui sont si tentants et attrayants pour beaucoup de gens pour leur simplicité et promettent de donner détente et plaisir, de passer du temps dans un doux bonheur.

De telles caractéristiques de ces "cas" créent une énorme tentation de les traiter en premier lieu et, comme on dit, le monde entier attendra. Il peut être extrêmement difficile de sortir du tourbillon de tels pseudo-cas, car ils pèsent vraiment sur une personne. Mais les tentatives pour détruire l'habitude de s'y engager ne peuvent être abandonnées.

Ces activités comprennent :

• conversations à propos de rien, conversations vides et dénuées de sens (au téléphone et en personne);
• les mêmes que les conversations du paragraphe précédent, la correspondance dans les messageries instantanées, les réseaux sociaux, toutes sortes de chats ;
• regarder des films, des feuilletons, des programmes télévisés qui ne portent pas de charge sémantique, détournant l'attention de problèmes et d'affaires graves qui provoquent diverses émotions négatives;
• jeux informatiques et autres (non éducatifs).

Le repos du corps et de l'esprit est sans aucun doute nécessaire, mais il existe de nombreuses autres manières utiles de l'exercer :

• lire de la littérature de qualité;
• visites d'expositions, de théâtres et de musées;
• jeux développant l'intelligence;
• cours dans la piscine, gym, sorties aux patinoires, sorties hors de la ville vers la nature, voyages, etc.

Si vous ne pouvez pas éliminer complètement les activités nocives du groupe D de votre vie, vous devez au moins essayer de les retarder, n'y prêter attention que lorsque les choses des groupes A et B sont terminées.Mais essayez de réduire le temps dépensé le plus possible pour des activités "vides"...

Il y a une forte probabilité d'attribuer le cas à un groupe inapproprié. C'est le problème principal dans la construction de la hiérarchie de nos priorités. Pour vous faciliter la tâche, vous devez apprendre à répondre à deux questions en utilisant deux mots - "oui" ou "non". Par exemple : "Est-ce que le fait de terminer ce cas m'aidera à me rapprocher de mon objectif principal ?" La réponse "oui" signifie l'importance de l'affaire, la réponse "non" signifie sans importance.

« Si je ne résout pas ce problème maintenant, est-ce qu'il perdra sa pertinence demain ? » La réponse « oui » signifie l'urgence de la question, la réponse « non » n'est pas l'urgence. Après avoir déterminé la catégorie de chaque leçon de cette manière, faites d'abord les choses du groupe A, puis du groupe B.

Le meilleur moment pour créer une matrice est de commencer une nouvelle journée. Réfléchissez bien aux tâches qui vous attendent dans un proche avenir et notez-les sous la forme d'une liste régulière. Ensuite, testez chacun en utilisant les questions ci-dessus et placez-les dans les cases en fonction des réponses. N'oubliez pas de mentionner les choses les plus petites et les plus insignifiantes qui nous font perdre notre temps.

Le nombre total de tâches est déterminé par vous-même. Après avoir divisé les cas en catégories appropriées, vous pouvez écrire dans un cahier ou créer dans l'organiseur téléphonique une liste pratique habituelle par ordre décroissant d'urgence et d'importance, de sorte que les premiers sur la liste soient les cas du groupe A, deuxième de B, troisième de C et de D, vous n'avez pas du tout à l'écrire. N'oubliez pas que les tâches des groupes A et C doivent être déléguées à la famille, aux amis, aux collègues ou aux subordonnés. Mais le groupe B - ce sont les choses qu'il est important de faire par vous-même.

Quiconque en a besoin peut utiliser la matrice Eisenhower. C'est bien parce qu'il sera également utile à tout le monde, indépendamment de l'âge et du statut social : les chefs d'organisations et d'entreprises, et les ouvriers et employés ordinaires, et les femmes au foyer, et les étudiants, et les enfants qui étudient dans les écoles.

Regardons un exemple de ce à quoi pourraient ressembler les enregistrements quotidiens d'Eisenhower.

Un groupe de questions urgentes et importantes :

• conduire la voiture à la station-service pour les réparations, car j'en ai besoin pour le travail ;
• soumettre un rapport trimestriel ;
• régler le problème avec une carte bancaire.

Un groupe de questions non urgentes, mais importantes :

• développer un nouveau thème et définir les grandes orientations du nouveau projet ;
• arrêter de fumer;
• apprendre l'anglais;
• acheter un abonnement au gym.

Un groupe de questions urgentes, mais pas importantes :

• aller à l'anniversaire de San Sanych du service juridique;
• féliciter tout le monde sur les réseaux sociaux le premier jour du printemps.

Un groupe de cas non urgents et sans importance :

• nettoyer le placard;
• démonter les choses sur la mezzanine;
• regarder la série ;
• jouer avec le perroquet.

La matrice Eisenhower peut être comparée à un système de purification, un filtre qui permet de se débarrasser des choses inutiles. Au début, vous devrez peut-être le composer quotidiennement, mais avec l'accumulation d'expérience, vous commencerez à sentir au niveau de l'intuition quelle entreprise appartient à quelle catégorie. Et dès qu'un tel système de gestion du temps est maîtrisé, et que vous apprenez à l'utiliser efficacement, ainsi qu'à répartir correctement les cas en quadrants, vous ressentirez immédiatement un élan de liberté.Vous commencerez à avoir le temps de tout faire à temps et en même temps de ne pas vous précipiter, votre vie sera ramenée à la normale, des objectifs qui semblent inaccessibles commenceront soudainement à être atteints. Et vous serez assuré de la présence d'une excellente condition et d'une bonne humeur, de l'énergie et de la vivacité.

La discipline est la base du succès. Vous avez sûrement fait attention à ces personnes qui n'ont pas de telles qualités, elles sont dans un tourbillon sans fin d'"affaires" sans fin, faisant tout le temps quelque chose de vide, dénué de sens, mais, selon leurs déclarations, c'est incroyablement important. Et la vue de ces gens est constamment fatiguée, épuisée, perdue, malheureuse. Ils sont toujours ennuyés, pointilleux et agités.

Si vous ne voulez pas être comme ça et ne voulez pas évoquer seulement la sympathie et la pitié chez les gens, alors vous devez agir sur le principe du contraire. Si tout se passe pour eux et que vous voulez des résultats opposés, alors vous devez agir de manière opposée. A savoir : mettre de l'ordre dans la discipline, maîtriser les techniques d'auto-organisation, adhérer à des plans, des horaires et des régimes clairs, bien comprendre quand et quoi faire, et surtout, à quoi ça sert, quel est le but. Et la matrice d'Eisenhower sera un excellent assistant pour vous dans ces domaines.

Après tout, ce n'est pas pour rien que sa fondatrice, dont elle porte le nom, a pu construire une carrière aussi vertigineuse et devenir l'un des présidents les plus célèbres et les plus aimés du peuple américain, ainsi qu'un chef militaire très réussi. Et tout cela malgré le fait que ce grand homme soit né dans une famille pauvre. Vous pouvez en toute sécurité prendre exemple sur de telles personnes et utiliser les outils qu'elles ont inventés.