Gestion du temps

Gestion du temps : définition, techniques et apprentissage

Gestion du temps : définition, techniques et apprentissage
Teneur
  1. Ce que c'est?
  2. Vues
  3. Règles principales
  4. Méthodes
  5. Comment apprendre?

Il n'est pas du tout nécessaire de posséder une machine à remonter le temps pour bien gérer son temps, mais cela vaut la peine de connaître les règles de répartition des forces par secondes. Surtout pour ceux pour qui les mots "le temps, c'est de l'argent" ne sont pas une phrase creuse, mais une devise de vie. Si vous êtes l'un d'entre eux, il est essentiel que vous maîtrisiez au moins les compétences de base en gestion du temps.

Ce que c'est?

La gestion du temps traduit littéralement de l'anglais est « gestion du temps ». Cela ne veut pas dire qu'en maîtrisant un tel art, vous pourrez vous déplacer dans le passé ou le futur. La fonction principale de la gestion du temps est de rendre efficace chaque minute de votre vie. Et il ne s'agit pas seulement de travail, c'est tout un système qui additionne les nombreux éléments de notre vie. En termes simples, la gestion du temps détermine notre emploi du temps pour la journée, la semaine, le mois ou même l'année.

Ne pensez pas que cette définition et ce concept sont utilisés uniquement dans les affaires. Les femmes au foyer n'ont souvent pas assez de temps pour accomplir toutes les tâches ménagères. Et souvent, cela n'arrive pas du tout parce qu'ils n'ont pas assez de force, ils n'allouent tout simplement pas correctement le temps et les efforts.

La principale caractéristique de la gestion du temps est l'approche correcte non seulement du temps lui-même, mais aussi de la façon dont nous le passons à la maison, au travail et même en vacances.

Vues

Tout d'abord, la gestion du temps est utilisée pour augmenter l'efficacité personnelle de chaque employé sur son lieu de travail et, par conséquent, pour augmenter la productivité de l'ensemble de l'organisation, qu'il s'agisse d'une usine de machines-outils de haute technologie ou d'un salon de beauté. Afin de choisir le bon type de gestion du temps qui sera utilisé par tel ou tel individu, il faut d'abord étudier non seulement ses buts et objectifs personnels, mais aussi ses qualités personnelles, le carré des buts et même les biorythmes.

Si vous calculez correctement toutes les ressources humaines, alors tout spécialiste, même le plus occupé et le plus demandé, aura toujours suffisamment de temps à la fois pour le travail et pour le repos.

Encore une fois, faisons une réservation - une gestion du temps compétente sera utile non seulement dans une carrière, mais aussi dans une famille.

Règles principales

Les principes de base du travail de gestion du temps sont de bien répartir la charge sur vous-même et sur le temps. Il est nécessaire de mettre en évidence les tâches principales et de se débarrasser des "mangeurs de temps". Parmi ses absorbeurs figurent la communication sur Internet ou au bureau qui ne vous dit rien, le visionnage d'actualités ou de mailings publicitaires inutiles qui arrivent sur votre courrier ou sous forme de SMS, de nombreuses pauses cigarette ou pause thé, etc.

Avant de bien planifier votre emploi du temps, vous devez établir des priorités. L'auteur de l'une des méthodes les plus célèbres et les plus efficaces pour cela est le 34e président des États-Unis d'Amérique, Dwight D. Eisenhower. La ligne du bas est la suivante. Divisez toutes les activités prévues en 4 parties :

  • urgent et important;
  • urgent mais pas important ;
  • important mais pas urgent;
  • pas urgent et sans importance.

Faites un tableau dans cet ordre et procédez à la mise en œuvre du plan. Votre tâche consiste à établir un objectif général pour vous-même, puis à créer un arbre de vos propres objectifs. Dans la gestion du temps, ce processus est également appelé établissement d'objectifs.

Choisir plus de valeur

Tout d'abord, séparons le blé de l'ivraie et sélectionnons ce dont nous avons vraiment besoin. Avez-vous vraiment besoin d'aller au magasin demain avec une amie pour l'aider à choisir un cadeau d'anniversaire pour sa maman ? Peut-être qu'elle peut faire face calmement à cette mission toute seule ? Vous passerez ce temps sur quelque chose qui vaut vraiment la peine de vos efforts. UNE rappelez-vous combien d'heures vous avez passées à des conversations insensées avec le même ami au téléphone, et imaginez maintenant tout ce que vous auriez pu faire pendant ce temps.

Combien d'heures par jour passez-vous à regarder des photos de personnes que vous connaissez sur les réseaux sociaux ? Mais ce n'est pas seulement votre temps précieux, mais aussi des émotions qui peuvent être utilisées beaucoup plus efficacement. La même chose s'applique à « s'asseoir » en jouant à des jeux de solitaire et à d'autres divertissements « excitants ».

"Retirez" de l'ordinateur tout ce qui vous distrait de l'idée générale et passez aux choses sérieuses.

Bien penser

Il est impossible de saisir l'immensité et pour ne pas déprimer le fait que vous ne faites toujours rien, ne mettez pas la barre au premier plan. Inclure dans le plan exactement ce qu'il est réaliste de mettre en œuvre et toujours laisser un peu de temps en réserve, de sorte que face à des obstacles inattendus ou à des problèmes urgents, d'avoir le temps de faire face aux deux.

Mettez les choses en ordre dans votre tête, et alors le temps s'écoulera beaucoup plus lentement qu'il ne vous semble maintenant.

Fixez-vous les bons objectifs

Avant de vous lancer dans une tâche particulière, décidez de l'objectif que vous poursuivez. Pourquoi avez-vous besoin d'effacer votre bureau pour la cinquième fois en une semaine ? Vous êtes partisan d'une propreté parfaite ? Est-ce vrai ou voulez-vous simplement vous distraire de vos affaires avec un chiffon humide ? Pourquoi êtes-vous allé servir du thé pour la dixième fois en une journée, vouliez-vous vraiment le boire ou cela vous a-t-il détourné de vos tâches principales ?

Une autre nuance à prendre en compte pour atteindre l'objectif à temps est de ne pas le surestimer. Comprenez pourquoi vous vous lancez dans un grand projet. Que voulez-vous accomplir - argent, célébrité, honneur de vos collègues ou promotion. Ce n'est qu'en comprenant quel est le véritable objectif que vous pouvez vous motiver complètement et vous occuper du travail sans être distrait par des choses superflues.

Utiliser l'énergie du succès

Utilisez chaque victoire comme carburant pour votre prochain voyage. Donnez-vous des « notes » ou accrochez des « médailles ». Si vous avez clôturé un projet à temps ou l'avez fait à l'avance, n'abordez pas le prochain tout de suite, profitez du moment de « finition », souvenez-vous de ces sentiments, et alors seulement passez à autre chose. N'oubliez pas de vous récompenser pour un travail bien fait.

Remerciez-vous pour une visite dans un salon de beauté, pour un massage, pour un dîner au restaurant, ou au moins pour acheter une barre de chocolat (ou un fruit exotique si vous vous en tenez aux bases d'un mode de vie sain).

Le multitâche est mauvais

Ne vous accrochez pas à tout. Vous n'avez pas dix mains et vous n'avez qu'une tête. Aborder plusieurs choses à la fois, vous risquez de n'en terminer aucune, du moins vous ne pourrez pas le faire qualitativement. C'est comme apprendre un poème et résoudre un problème de physique en même temps. Cela, voyez-vous, est irréaliste. C'est la même chose au travail.

Et ici dans le ménage, pour gagner du temps et des efforts, certaines choses peuvent être combinées. Après tout, pendant que les pommes de terre bouillent ou que les œufs pour la salade refroidissent, il est tout à fait possible d'essuyer la poussière du rebord de la fenêtre ou de passer l'aspirateur sur le sol de la cuisine, par exemple.

Pour gagner du temps et des efforts, procurez-vous le maximum d'assistants modernes. Le même aspirateur robot vous sauvera même pas des heures, mais des jours de votre vie en un an. Et si vous y ajoutez un lave-vaisselle et quelques autres appareils utiles, vous gagnerez des semaines, voire des mois.

Planification

Ne laissez pas votre entreprise suivre son cours. Faites un plan de travail quotidien. Idéalement, cela devrait être fait la veille. Lors de la programmation du lendemain, n'oubliez pas qu'une situation de force majeure peut survenir à tout moment. Vous devrez emmener votre mère à l'hôpital ou aller chercher votre enfant à l'école plus tôt. Accordez-vous toujours du temps pour ces « imprévus ». Si vous n'en avez pas besoin pour ces besoins, dépensez-le pour des activités supplémentaires.

Un autre point important. Assurez-vous de prendre du temps pour vous reposer. Les pauses sont indispensables. Des pauses pour des exercices faciles, une pause déjeuner et même un appel à l'enfant devraient également être inclus dans votre emploi du temps.

De plus, vous devez le composer, en tenant compte de leurs propres biorythmes... Si vous êtes du matin, fixez alors les tâches les plus difficiles en début de journée, et laissez la seconde moitié pour les tâches qui demandent le moins d'effort physique, mental et moral. Si vous êtes un "hibou" et que votre tête ne commence à fonctionner qu'à l'approche de l'heure du déjeuner, alors le matin, effectuez les tâches les plus simples, prenez des décisions importantes lorsque votre corps est rempli d'énergie vitale.

Et ne surchargez pas votre emploi du temps, ne prenez pas une charge trop lourde. N'y laissez que ce que vous pouvez faire et ce qui est vraiment important pour vous.

Éliminer les investissements morts

Le mot « investissement » désigne le plus souvent des investissements financiers. Investirez-vous dans quelque chose qui ne vous rapportera jamais de revenus ? Personne ne donnera un rouble à l'usine, qui a été détruite hier, car c'est un investissement mort. C'est pareil avec le temps. Arrêtez de le mettre là où il s'envole comme un tuyau. Un autre talk-show avec un sujet intrigant a commencé à la télévision, éteignez l'écran d'urgence. Demandez-vous pourquoi avez-vous besoin de ces informations ? Seulement? Alors pourquoi perdre votre temps précieux avec ça ?

Une amie a appelé et a recommencé à parler de son idiot de mari ? Terminez rapidement la conversation et conseillez à votre ami de contacter un psychologue ou de vous inscrire sur un site de rencontre.

Ne vous vaporisez pas vous-même et votre vie sur de petites choses. Allez vers votre objectif de manière directe, sans vous transformer en chemins sinueux de conversations inutiles.

Méthodes

Si vous suivez toutes les règles ci-dessus et que vous n'avez toujours pas assez de temps, essayez l'une des techniques qui ont été développées à plusieurs reprises par des spécialistes de la gestion du temps et des personnes "aléatoires". L'une des méthodes les plus répandues dans le monde est la technique de la « tomate ». Il a été inventé par un étudiant italien ordinaire qui n'a jamais eu le temps de se préparer aux examens.

Un jour, il a décidé de prendre le contrôle de lui-même et de son temps. Pour ce faire, j'ai utilisé l'outil de cuisine le plus courant - une minuterie en forme de tomate (d'où le nom d'une technologie simple). Il a démarré le chronomètre pendant 25 minutes et pendant ce temps, il n'a été engagé que dans ses études. Imaginez sa surprise, car littéralement, il a immédiatement eu suffisamment de temps pour se préparer. Essayez de faire de même.

Démarrez une minuterie (réveil) pour une heure spécifique, pendant laquelle n'effectuez qu'une seule tâche spécifique. Ni un appel téléphonique, ni la notification d'un nouveau courrier par e-mail, ni rien d'autre ne doit vous distraire de cette tâche. Très vite, vous sentirez que vous vous dirigez vers votre objectif beaucoup plus rapidement qu'auparavant.

À propos, il existe maintenant des applications spéciales pour smartphones, qui sont créées pour les adeptes de l'idée de l'étudiant italien.

Sentez-vous comme un fromager utilisant une autre méthode de gestion du temps populaire appelée Swiss Cheese. Il est utilisé dans le cas où ils ne peuvent pas commencer à mettre en œuvre un grand projet de quelque manière que ce soit. Dans ce cas, il est proposé de présenter ce même projet sous la forme d'un morceau de fromage carré et de commencer à en faire un suisse avec de nombreux gros trous. Chaque trou est une tâche spécifique qui doit être complétée afin d'obtenir le résultat final.

Si vous ne savez pas par quelle extrémité commencer, essayez le premier "trou" qui tombe au hasard. Faites un effort minimal et tout ira comme sur des roulettes. La seule condition est que vous n'abandonniez pas ce que vous avez commencé. Laissez ce qui a été fait sembler être une très petite partie de ce qui a été conçu, mais passez à n'importe quelle étape, après avoir déterminé avec précision que vous y ferez face "en une seule séance". Sinon, au lieu de nombreux trous dans votre fromage, vous vous retrouverez avec un grand trou, semblable à un abîme, dans lequel le temps et l'énergie tomberont.

Respectez scrupuleusement la règle du délai. Le terme nous est venu d'Amérique. Traduit littéralement, cela signifie « ligne morte ». On pense qu'au départ c'était le nom de la ligne dans la prison, traversant laquelle le prisonnier a été immédiatement tué. Dans des endroits pas si éloignés, de telles méthodes n'ont pas été utilisées depuis longtemps, mais dans l'environnement des affaires, elles sont devenues très répandues. Dans le monde moderne, une échéance est une ligne dans l'espace-temps qui ne peut en aucun cas être franchie.

Cette technologie est particulièrement populaire parmi ceux qui travaillent à distance. Il n'y a personne pour les "adapter", vous devez donc vous définir un cadre. Il est également souvent utilisé pour les personnes exerçant des professions créatives - journalistes ou créateurs de publicité. Cependant, la date limite a également une étape intermédiaire - la ligne rouge (traduite par "ligne rouge"). C'est la période pendant laquelle vous devez remettre le travail grossier - le temps restant est nécessaire pour corriger les erreurs, les révisions et les modifications que le client peut apporter.

Parfois, nous ne pouvons tout simplement pas nous atteler à la tâche simplement parce que cela nous semble écrasant, comme un éléphant. Pour vous faciliter la tâche, divisez le gros volume en petits morceaux. Commencer petit.

Par exemple, vous devez faire un grand ménage d'une maison de campagne ou la rénover. Les deux semblent menaçants. Et si vous décomposiez le processus en petites étapes ? Faites un tableau où la réparation sera en haut (nettoyage général), puis les sous-éléments : fenêtres, portes, sols, meubles, etc. D'accord, de cette façon le travail ne semble plus trop difficile. Par conséquent, ne faites pas un éléphant d'une mouche.

Méthode divine "Kairos". Les anciens Grecs considéraient Kairos comme le dieu d'un moment heureux. Les experts dans le domaine de la gestion du temps ont décidé qu'une personne moderne l'accompagnait. L'essence de la méthode consiste à ne pas perdre un temps séparé sur ce qui peut être combiné avec d'autres choses. Par exemple, vous devez acheter un cadeau pour votre maman le 8 mars. Décidez où vous voulez le faire et voyez si vous avez bientôt d'autres affaires dans ce quartier de la ville.

Vous pourrez peut-être cumuler 3 ou 4 objectifs à la fois au même endroit (aller à la banque pour reconstituer votre compte, acheter une nouveauté, etc.). Il en va de même pour les réunions d'affaires. Avant de passer aux négociations, formulez toutes les questions et suggestions que vous avez accumulées pour l'interlocuteur. Il est possible qu'un appel téléphonique ou une réunion à l'heure du déjeuner suffise à les résoudre. Et n'oubliez pas de voir si vous avez d'autres choses à faire là où vous allez.

À propos, les développeurs d'applications pour smartphones ont créé un programme spécial qui permet d'utiliser cette méthode plus efficacement. Vous y remplissez simplement vos plans et l'application montrera ce qui peut être fait avec le moins de perte de temps, en combinant vos plans en un seul système de coordonnées géographiques et temporelles.

Comment apprendre?

Vous pouvez essayer tous les conseils que nous avons donnés dans cet article, mais les exercices les plus simples doivent être suivis en premier. Par exemple, fixez-vous comme règle de ne pas réorganiser l'alarme une fois qu'elle sonne. Dans 5 voire 10 minutes vous ne pourrez pas dormir, mais vous risquez fort d'être en retard au travail, après quoi vous manquerez de temps tout au long de la journée, et vous pourrez difficilement tout faire.

En gros, il n'y a pas de secrets particuliers pour gagner du temps. Voici quelques autres recommandations.

  • Utilisez les compétences de vos collègues ou des membres de votre famille. Partagez votre travail avec eux - déléguez l'autorité. Le chercheur junior se fera certainement un plaisir de vous aider, et le mari (fils, fille) s'occupera tout à fait des tâches ménagères de base, comme sortir les poubelles ou acheter du pain.
  • Si vous décidez de faire de la gestion du temps un style de vie, il est préférable de suivre une formation lors d'un séminaire spécial ou d'inviter un spécialiste dans ce domaine dans l'entreprise pour optimiser le flux de travail.

En bonus pour la lecture de cet article, voici un autre hack de vie pour vous. Au moins une fois par mois, et de préférence une fois par semaine, organisez-vous une « journée propre », que vous devez passer sans téléphone, communication par e-mail ou par messagerie instantanée. C'est une prouesse de travail avec de courtes pauses pour une pause, au cours de laquelle vous devez "nettoyer" tous les cas, si soudainement vous n'aviez pas assez de temps pour quelque chose dans la semaine (mois).

Mais si vous commencez à utiliser au moins certaines des règles ci-dessus, alors le temps sera toujours sous votre contrôle et vous n'aurez jamais le désir de revenir en arrière.

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