CV assistante de direction : structure et lignes directrices pour la rédaction

Un assistant de direction est une personne qui est le bras droit du patron, résout tous les problèmes d'organisation, dispose d'informations à jour et démontre une volonté de résoudre les problèmes urgents. Pour beaucoup, un tel poste est une étape bienvenue dans leur carrière. Un curriculum vitae bien rédigé aidera à le prendre.

Un CV d'un assistant manager est un document qui est un portrait professionnel d'un candidat. L'employeur n'évalue pas vous-même, mais le texte qui devrait vous présenter le plus favorablement. Pour cela, il doit être structuré.

La structure d'un bon CV.

• Informations personnelles. Au tout début d'une histoire d'entreprise sur vous-même, vous devez vous présenter. Nom complet, année de naissance, coordonnées actuelles. Ce dernier doit être variable : téléphone portable, domicile, email. N'oubliez pas de joindre une photo. Une petite photo de haute qualité dans le coin droit à côté de l'élément « Informations personnelles » n'est pas un attribut obligatoire d'un CV, mais c'est souhaitable. Surtout pour le demandeur d'emploi du directeur général adjoint, secrétaire particulier.
• Éducation. Si vous avez l'intention d'inclure une longue liste avec différents cours et ateliers dans ce paragraphe, ce sera exagéré. N'énumérez que les éléments principaux : l'université et, éventuellement, l'un des séminaires clés, après quoi vous avez reçu le certificat approprié.
• L'expérience professionnelle. Si vous avez changé beaucoup de travail, cela ne vaut pas la peine de tout mentionner - seulement les principaux ou les 2-3 derniers lieux d'affectation. Indiquez le nom de l'entreprise, les années de travail, le poste.Si vous n'avez jamais travaillé auparavant, indiquez dans ce paragraphe l'endroit où vous avez effectué votre stage pendant vos études à l'université.
• Qualité professionnelle. Un secrétaire particulier est une personne qui doit pouvoir faire beaucoup et surtout apprendre beaucoup. Quelles que soient les compétences professionnelles que vous listez, indiquez que vous êtes prêt à apprendre et à vous développer dans le cadre de votre poste.
• Qualités personnelles. Énumérez ici les qualités inhérentes à vous qui peuvent aider à la croissance professionnelle : par exemple, la persévérance, la responsabilité, le scrupule, la stabilité émotionnelle, la curiosité.
• Réalisations... Que pouvez-vous ajouter à votre actif ? Vous n'aviez peut-être aucune expérience professionnelle, mais à l'institut, vous étiez le directeur et vous avez réussi à assumer ce rôle. Ou, par exemple, ils ont organisé un mariage clé en main pour des amis, ce qui parle déjà de bonnes compétences organisationnelles.
• Motivation. Ce n'est pas un élément obligatoire, mais il peut devenir la partie principale d'un CV. Écrivez littéralement en deux phrases pourquoi vous voulez devenir assistant de direction ou secrétaire. Cela peut ressembler à ceci : « Je vois ma propre croissance professionnelle dans ce poste, je mets en corrélation mes capacités et mes forces avec la demande du candidat, je peux écrire la responsabilité, la détermination et la préparation au développement comme un atout. »
• Information additionnelle. Êtes-vous marié, connaissez-vous une langue étrangère, avez-vous un permis de conduire, quels sont vos loisirs.

La façon dont le document est présenté visuellement est également importante. L'information doit être structurée, lisible, lumineuse, expressive, et en même temps, elle ne doit pas être une « force brutale ». Utiliser beaucoup de couleurs est un outil excessif pour un CV. En même temps, il n'est pas nécessaire de faire votre CV en noir et blanc : choisissez un design bleu foncé : surlignez les titres des paragraphes en gras bleu foncé. Assurez-vous que les points sont relativement proportionnés.

Essayez de faire tenir tout le texte sur une seule page. Ne laissez aucun vide sur les côtés : placez les éléments l'un en face de l'autre. Utilisez des listes.

Remplir correctement les sections vous définit comme une personne qui sait comment accomplir la tâche avec précision. C'est le premier test du futur assistant. Un texte mince et significatif, cohérent dans le même style, informatif et bien présenté - telles sont les propriétés de l'auto-présentation qui sont nécessaires pour un assistant manager.

Comme déjà noté, pour ceux qui aiment étudier et s'approvisionner en « croûtes », il n'est pas du tout nécessaire de toutes les marquer. Si vous avez obtenu un diplôme d'études collégiales en « secrétaire-assistant », puis une université dans une spécialité, par exemple « psychologue », assurez-vous d'indiquer les deux études dans ce paragraphe. Vous devez écrire le nom de l'université, de la faculté, de la spécialité, des années d'études - de préférence dans cet ordre. Cours, séminaires, formations, n'écrivez que ceux pour lesquels vous avez reçu un certificat ou un certificat. Indiquez l'organisme d'enseignement qui vous a délivré le document.

En plus de la liste des organisations où vous avez déjà travaillé, il est logique d'indiquer les tâches que vous y avez exercées. Exemple de liste de responsabilités professionnelles :

• maintenir la documentation entrante et sortante ;
• préparation des documents à signer;
• coordination des horaires de travail des employés;
• organisation de communiqués de presse, réunions, événements protocolaires ;
• consultation des clients par téléphone (première consultation);
• maintenir les réseaux sociaux en tant que plateformes de publicité des services de l'entreprise.

N'écrivez que ce que vous avez réellement fait. N'exagérez pas vos propres capacités. Vous ne devez pas écrire la fonctionnalité que vous faisiez sur une base volontaire, mais qui n'était pas directement liée à votre poste. Par exemple, vous maîtrisez un éditeur photo, un éditeur graphique, et développez régulièrement des cartes de visite et des brochures pour une entreprise.

Vous décrivez ici des compétences professionnelles dans lesquelles vous avez confiance. La liste peut être la suivante :

• utilisateur de PC confiant ;
• possession de matériel de bureau (transfert);
• expérience avec des données confidentielles;
• connaissance de l'étiquette des affaires, de la correspondance commerciale;
• la capacité de travailler avec une grande quantité d'informations;
• capacité à travailler dans un environnement multitâche;
• discours compétent (oral et écrit);
• connaissance de la gestion des dossiers;
• expérience dans la collecte de documents de rapport ;
• compétences en gestion de la correspondance;
• expérience dans l'organisation de réunions d'affaires, de négociations;
• compétences dans l'utilisation de méthodes pertinentes de collecte d'informations et leur analyse ultérieure;
• connaissance des bases de la psychologie de l'entrepreneuriat.

Il n'est pas nécessaire d'écrire une liste aussi longue. Indiquez 5 à 6 compétences clés, dont la possession ne sera pas exagérée. Utilisez des expressions « vivantes » pour décrire vos propres compétences : « la capacité de faire... », « posséder ceci », « connaissance de ceci ».

L'employeur lit ce point particulièrement attentivement. Les réalisations incluent des projets réussis que vous avez personnellement supervisés et, bien sûr, des promotions, des certificats, de la gratitude. Certaines des initiatives que vous proposez se sont peut-être enracinées dans le même lieu de travail.

Même s'il vous semble que les réalisations du passé ne s'appliquent pas à un nouveau lieu de travail, elles peuvent devenir des marqueurs supplémentaires de votre portrait professionnel. Cela est particulièrement vrai pour les compétences organisationnelles, qui sont précieuses pour l'assistant de direction.

Écrivez littéralement 3-4 phrases qui ajoutent de la luminosité à votre portrait. Par exemple, un candidat aime courir, participe chaque année à des marathons. Cela peut indiquer votre cohérence, vos qualités de volonté, votre engagement envers un mode de vie sain. Ici, vous pouvez également spécifier votre état civil, la présence d'enfants, le permis de conduire.

Il s'agit d'un document commercial qui doit répondre aux exigences de la correspondance commerciale.

A quoi ressemble la structure du document.

• Les salutations. Un document impersonnel n'évoque pas l'acceptation, un document personnifié à un niveau subconscient évoque l'approbation. Les appels informels doivent être évités. Écrivez « Bonjour ! », « Bonjour ! », Tous les autres appels ne sont pas aussi réussis.
• Partie principale. Indiquez de quelle source vous avez entendu parler du travail. Mentionnez le poste pour lequel vous proposez vous-même. Expliquez pourquoi le poste vous intéresse en tant que professionnel. En une phrase ou deux, décrivez votre expérience qui est importante pour ce travail.
• Phrase finale... Remerciez la personne qui lit la lettre pour l'attention manifestée, notez la volonté de se rencontrer pour organiser une entrevue.
• Séparation... Il suffit d'écrire « Bien à vous, nom complet ».
• Détails du contact. Et bien que cette information se trouve dans le texte du CV, il ne serait pas déplacé de la mentionner ici.

Chaque paragraphe commence par un nouveau paragraphe et ne peut excéder 3 phrases. Une lettre de motivation est un document de thèse concis. Ses points forts seront l'unicité et la pertinence.

Un exemple de CV exécutif pour le poste d'assistant exécutif vous aidera à rédiger votre propre livre blanc.

Tchernova Ioulia Igorevna

Poste vacant: directeur adjoint

Données personnelles: lieu de résidence -…, date de naissance, état civil. Vous pouvez également indiquer vos coordonnées ici.

Éducation: Université pédagogique d'Extrême-Orient. Faculté - Langues étrangères. Spécialité "Professeur d'anglais". 2008-2013 Cours : École supérieure d'économie et de service, Moscou. Titre du cours "Secrétaire - Commis", 2017

L'expérience professionnelle: de 2017 à 2019 a travaillé comme secrétaire de la société "Smart House", Moscou. Avant cela, de 2013 à 2017, elle a travaillé comme secrétaire du département éducatif du Collège pédagogique de Moscou.

Responsabilités:

• planification et coordination de l'horaire de travail du gestionnaire;
• organisation de réunions, entretiens, négociations ;
• contrôle de la documentation entrante et sortante;
• assistance technique au chef;
• transfert rapide des documents à la tête;
• correspondance commerciale;
• travailler avec le personnel de soutien;
• maintenance des catalogues électroniques de la documentation interne de l'entreprise.

Compétences fondamentales:

• un niveau élevé d'alphabétisation (y compris l'alphabétisation informatique);
• connaissance parfaite de l'anglais, de l'allemand - au-dessus de la moyenne ;
• connaissance de l'étiquette des affaires.

Réalisations: pas plus de 3 (certificats, gratitude, catégories attribuées, supervision de projets complexes).

Qualités personnelles: pas plus de 5. Par exemple : organisation, confiance en soi, bienveillance, débrouillardise.

Information additionnelle: Expérience de conduite (catégorie B) - 6 ans.