Sommaire

Conseils pour rédiger un CV de secrétaire

Teneur

Que fait un spécialiste ?
Structure
Qu'est-ce qui n'a pas besoin d'être spécifié ?
Comment rédiger une lettre de motivation ?
Échantillons

Le secrétaire d'entreprise se charge d'organiser les activités du collectif de travail et, en particulier, le chef d'entreprise. Il s'agit d'un assistant du chef d'entreprise, il y a donc des exigences assez strictes pour les candidats à ce poste. Attardons-nous plus en détail sur les enjeux de la rédaction d'un CV réussi pour un poste de secrétaire.

Que fait un spécialiste ?

Le travail de toute secrétaire nécessite l'habileté de passer rapidement d'un type d'activité de travail à un autre. Cette personne effectue une variété de tâches, mais toutes visent à aider le directeur général de l'entreprise dans son travail, ainsi qu'à économiser son travail et son temps personnel. Traditionnellement, les fonctions de ce spécialiste comprennent le travail de bureau, le travail avec un téléphone, un mini central téléphonique automatique et du matériel de bureau, la redistribution des appels, ainsi que l'organisation de réunions, de voyages d'affaires et d'autres travaux.

Réceptionniste est responsable de l'accueil initial des clients et des visiteurs, de la communication par téléphone, de la réception des fax, ainsi que du service support des négociations du responsable.
Les responsabilités professionnelles de l'administrateur comprend l'organisation de l'interaction la plus efficace des employés de l'entreprise, le maintien de l'ordre dans les bureaux, l'entretien du matériel de bureau, la fourniture au bureau de l'entreprise de toute la papeterie et des articles ménagers nécessaires.
Les tâches d'un manager assistant personnel sont légèrement différentes. Ce spécialiste est toujours au courant des événements à venir.C'est sur ses épaules que reposent la programmation des réunions de travail du chef, l'accomplissement de ses missions personnelles et bien d'autres tâches, généralement négociées dans chaque cas individuellement.
Greffier de la Cour généralement rattaché à un juge - cet employé participe aux audiences des tribunaux et effectue tout le travail documentaire nécessaire. Le secrétaire judiciaire s'occupe de l'archivage des documents, du transfert des documents au bureau, de la tenue des procès-verbaux de l'audience et de l'envoi des convocations. Les exigences pour ce poste sont très élevées : le salarié doit avoir une formation juridique supérieure et une expérience professionnelle d'au moins 2 ans.
attaché de presse supervise les enjeux de présentation de la marque, interagit avec les médias, compile une sélection d'actualités pertinentes. L'assistant personnel accepte toute la correspondance, prépare tous les documents commerciaux pour la première personne de l'entreprise, recueille d'une manière ou d'une autre des informations liées à la prise de décisions importantes et exécute également les commandes ponctuelles du chef.

Il y a aussi une spécificité dans les activités d'assistante de notaire, de secrétaire-traductrice, ainsi que d'employée de l'unité éducative de l'école.

Structure

Tout CV se compose de plusieurs blocs. Vous trouverez ci-dessous des recommandations sur ce qu'il faut indiquer dans chacun d'eux pour le futur secrétaire.

Responsabilités

Dans une version étendue, la liste des tâches de tout secrétaire est la suivante :

réception des lettres et candidatures entrantes, leur redistribution, transfert aux personnes responsables ;
acceptation de la documentation pour signature par le chef ;
répondre aux appels téléphoniques entrants et les transférer ;
organisation de négociations commerciales pour le chef;
préparation des appels, lettres et autres documents à la demande du chef ;
préparation des réunions et réunions de travail, collecte du matériel nécessaire, notification à tous les participants de l'événement du lieu et de l'heure de leur tenue, finalisation des procès-verbaux des réunions ;
prestation de services pour l'organisation d'une réunion d'invités du chef d'établissement;
contrôle de l'exécution des ordres de l'administration par les salariés de l'entreprise ;
fournir à l'administration de l'entreprise les fournitures de bureau, le matériel de bureau et autres moyens nécessaires au travail, contribuant au bon fonctionnement du personnel;
accueil des visiteurs;
maintenir les archives de l'entreprise;
organisation de voyages d'affaires pour la première personne de l'entreprise : achat de billets, ainsi que réservation de chambres d'hôtel ;
l'exécution d'autres commandes.

Si vous postulez pour le poste de secrétaire adjoint, préparez-vous à ce que la liste des tâches soit complétée par la vérification des documents, la préparation d'examens analytiques, la collecte de documents pour les rapports et les discours.

Compétences

Un candidat retenu pour le poste de secrétaire doit avoir les compétences suivantes, qui peuvent être indiquées sur le curriculum vitae :

Bureau de travail;
mener des conversations téléphoniques;
rencontre et premier conseil des clients;
maintenir la vie du bureau;
traitement de la correspondance;
organisation d'événements et de réunions d'affaires;
gestion du temps de la tête;
connaissance de l'équipement de bureau et des programmes de PC de bureau.

Les compétences prioritaires dépendent du domaine d'activité de l'entreprise... Par exemple, si vous avez besoin d'une secrétaire dans un centre médical, vous n'aurez guère besoin d'une connaissance approfondie du travail de bureau et du flux de travail, il est peu probable que vous ayez besoin de la capacité de rédiger des documents pour l'obtention d'un visa. Ce poste requiert la capacité de communiquer avec les clients, la connaissance des bases de la science médicale, la capacité de communiquer au téléphone en gros volumes.

Réalisations

Les réalisations professionnelles sont importantes pour tout employeur, parmi les plus importantes figurent généralement les points suivants :

optimisation du flux documentaire de l'entreprise ;
créer un climat de travail optimal au bureau ;
organisation d'un système d'interaction entre les départements;
Aide aux déplacements ;
coordonner les activités des services de messagerie et de nettoyage.

Qualités professionnelles et personnelles

Une secrétaire compétente doit avoir des qualités aussi importantes que :

ouverture à la communication;
responsabilité et concentration sur les résultats;
position de vie active;
capacité d'effectuer des tâches dans un environnement multitâche;
la possibilité de passer rapidement d'une activité à une autre ;
absence de mauvaises habitudes ;
tolérance au stress;
exactitude et scrupule;
le désir de mener à terme ce qui a été commencé ;
décence;
la capacité de travailler avec des informations personnelles ;
Corriger le langage oral et écrit ;
bonne connaissance de l'étiquette des affaires;
la capacité d'agir en équipe.

l'expérience professionnelle

Si vous avez déjà travaillé comme secrétaire, il ne vous sera pas difficile de décrire votre expérience professionnelle. Ce sera beaucoup plus difficile pour les candidats qui cherchent pour la première fois du travail dans cette spécialité. Cependant, un manque d'expérience n'est pas une raison de s'énerver, vous pouvez toujours mettre en avant les compétences clés que vous possédez.

Par exemple, vous pouvez spécifier :

maîtrise de l'anglais et de l'espagnol;
possession de tous les programmes bureautiques de base;
connaissance du matériel de bureau;
Saisie tactile à 10 doigts (300 caractères par minute).

Vous devez toujours mettre en valeur vos « atouts » - cela permettra à l'employeur de voir où vous êtes fort et de s'intéresser à votre candidature.

Éducation

Pour pouvoir prétendre au poste de secrétaire adjoint dans une entreprise réputée, vous devez avoir fait des études supérieures. Cependant, l'exécution efficace des tâches exige souvent cours et formations supplémentaires en travail de bureau, archivage, ainsi qu'une formation en travail avec des équipements de bureau... Dans les petits bureaux, les secrétaires remplissent souvent les fonctions d'un avocat associé ou tiennent des registres comptables. Dans ce cas, vous aurez respectivement besoin d'une formation juridique ou économique.

Pour postuler au poste de secrétaire-administratrice et réceptionniste, la présence d'un diplôme d'études supérieures n'est pas indispensable.

Qu'est-ce qui n'a pas besoin d'être spécifié ?

Attardons-nous un peu plus sur ce qui n'a pas besoin d'être indiqué dans le CV.

Loisirs et loisirs... Il n'est pas nécessaire de décrire en détail comment vous aimez faire pousser des fleurs / tricoter / broder au cas où votre future activité n'aurait rien à voir avec cela.
Toutes les expériences de travail disponibles. Beaucoup de gens commencent leur carrière avec des postes tels que vendeur, concierge ou nettoyeur. Si vous travaillez depuis plus de 10 ans, il suffira amplement de rester à 2-3 places dans une spécialité similaire.
La secrétaire doit avoir une apparence agréable, il est donc conseillé de joindre une photo au CV. Cependant, aucune connotation sexuelle n'est autorisée ici - limitez-vous à une photo d'identité stricte. Les images en maillot de bain ou dans un restaurant peuvent être mal reproduites.

Comment rédiger une lettre de motivation ?

Une lettre de motivation est facultative, mais elle fera néanmoins bonne impression sur un employeur potentiel. Cela ne vaut pas la peine d'y répéter tout ce qui est écrit dans le CV lui-même. Ici, vous devez indiquer votre intérêt pour le poste vacant et souligner brièvement la présence d'aptitudes et de compétences de basepour vous aider à remplir vos obligations professionnelles.

A la fin de la lettre, je vous remercie de votre intérêt et exprime votre espoir sincère d'une réponse.