Secrétaire de métier

Dans le bureau de presque toutes les entreprises modernes, le secrétaire occupe une place particulière. Il s'agit d'un spécialiste qui aide à maintenir l'organisation organisée et opérationnelle. En fait, il s'agit d'un intermédiaire entre le gestionnaire, les employés, les partenaires et les clients. En règle générale, obtenir ce poste n'est pas difficile - une formation supérieure et une vaste expérience professionnelle ne sont pas toujours requises. Et vous pouvez construire une carrière intéressante et intéressante à l'avenir si vous effectuez vos tâches de manière efficace et responsable.

La profession de secrétaire est mentionnée depuis l'époque de la Rome antique. Selon les historiens, ces travailleurs étaient embauchés par des patriciens et des citoyens nobles ou simplement riches du pays. Des hommes des classes inférieures avec une bonne éducation étaient employés comme secrétaires. À cette époque, les tâches de ces travailleurs comprenaient le travail de bureau, la correspondance et souvent les finances et même les secrets de l'employeur.

En Russie, le poste de secrétaire apparaît en 1720 grâce à Pierre Ier. Des exigences strictes ont été imposées à la profession - éducation, bonne connaissance des lois, compréhension de toutes les subtilités et spécificités. Le poste de secrétaire personnel est recherché depuis 1840 - de nombreux directeurs de diverses entreprises ont souvent besoin d'un assistant personnel.

Le métier moderne de secrétaire est souvent un travail d'accueil et d'organisation au bureau - aidant non seulement le directeur, mais aussi les collègues et les visiteurs.Aujourd'hui, le secrétaire est considéré comme le visage de l'entreprise, et par son apparence, les visiteurs jugent de la solidité de l'ensemble de l'entreprise. De nos jours, ce métier est considéré comme majoritairement féminin en raison de ses spécificités. Au cours de l'évolution de la profession, plusieurs directions du secrétariat ont été constituées, selon la spécialisation.

• Secrétaire de bureau (chef de bureau). Les responsabilités sont la distribution des appels téléphoniques, la rencontre avec les invités, l'exécution des instructions de la direction et la garantie du fonctionnement stable du bureau (commande de papeterie, d'eau, etc.). Pour obtenir un poste, un employé n'a pas besoin d'une éducation spécialisée. Dans l'échelle de carrière, cette position est souvent la position de départ.

• Secrétaire-assistante. Le poste est similaire à celui d'un chef de bureau, mais plus responsable et plus complexe. Ici, les responsabilités seront la préparation de solutions de conception, l'édition de documents, la rédaction de textes pour les discours du chef lors de divers événements, ainsi que le contrôle partiel du travail des employés de l'organisation. L'obtention d'un tel poste nécessite un enseignement spécialisé (cours, centre de formation).

• Assistante personnelle du directeur. Cette position est considérée comme honorable. Un tel assistant doit établir des relations avec la direction et créer une atmosphère de confiance. Pour exercer les fonctions, vous aurez besoin de connaître les spécificités du métier, les bases du travail de bureau, la résistance au stress et la confiance en soi. Le travail consiste généralement à résoudre des problèmes d'organisation et d'administration.

En plus de ces professions, il existe plusieurs spécialisations avec une spécificité étroite.

• Employé de bureau. Un employé qui organise la documentation, établit les factures, enregistre la correspondance entrante et sortante, forme une archive.
• Secrétaire-traductrice. En plus des responsabilités de base, un niveau élevé de compétences en langues étrangères sera requis. Le salarié participe aux négociations avec les partenaires étrangers.
• Secrétaire judiciaire. L'employé siège au tribunal, vérifie la présence des personnes aux réunions, tient le procès-verbal d'audience, rédige les actes judiciaires et exécute diverses ordonnances du juge.
• Secrétaire technique. Pour remplir les fonctions, vous devez connaître la méthode de saisie « à l'aveugle », répondre aux appels téléphoniques et être capable de travailler avec du matériel de bureau.

Les caractéristiques supplémentaires de la profession moderne sont :

• correspondance commerciale;
• grande vitesse de frappe méthode "à l'aveugle" - sans regarder le clavier et en utilisant les 10 doigts ;
• la capacité d'utiliser une variété d'équipements de bureau;
• la capacité d'organiser la documentation (correspondance, archives).

Les avantages de la profession sont les suivants :

• il n'y a pas d'activité physique;
• il est possible d'acquérir d'importantes compétences en communication et d'établir des liens utiles ;
• il n'est pas nécessaire d'avoir une spécialité pour obtenir un emploi ;
• travailler dans des conditions confortables;
• dans certains cas, vous pouvez utiliser du matériel de bureau à des fins personnelles (copieur, scan) ;
• il est parfois possible de combiner études et travail.

Comme dans toute autre profession, le poste de secrétaire a ses inconvénients :

• être constamment en vue de la direction;
• apparence impeccable au quotidien (particulièrement important dans les grandes entreprises);
• tâches et travaux de routine similaires (souvent typiques des petites organisations) ;
• le travail est souvent stressant;
• l'accomplissement des tâches personnelles des supérieurs qui ne sont pas liées au travail ;
• il y a rarement une opportunité de réalisation de soi ;
• le mode de fonctionnement peut être irrégulier.

La perspective d'évolution de la secrétaire est souvent discutable. Certains managers ne sont pas pressés de perdre un bon employé et de le transférer à un autre poste.D'autres sont compréhensifs et souvent promus au rang de travailleurs responsables, travailleurs et professionnels.

Un document qui vise à réglementer les droits et obligations d'un employé est une description de poste, il est tout aussi important pour le secrétaire et pour la direction. Il contient les droits et obligations des deux parties au contrat de travail, ce qui permet de l'utiliser comme un outil de coordination efficace des processus de production.

Il n'y a pas une seule forme d'instruction, vous pouvez donc la composer à l'aide d'un modèle prêt à l'emploi ou développer votre propre document. Lors de la rédaction du document, il est important de tenir compte du fait que dans chaque entreprise, les secrétaires remplissent des fonctions différentes, malgré le même travail de base.

La description de poste doit être rédigée en tenant compte de la norme professionnelle et comprendre les sections principales suivantes.

• Dispositions générales.
• Les fonctions.
• Responsabilités professionnelles.
• Droits.
• Une responsabilité.

En plus des responsabilités principales, il est permis d'introduire des fonctions supplémentaires dans la description de poste, en tenant compte de la spécialisation. Ainsi, les instructions d'un greffier, d'un secrétaire technique, d'un secrétaire militaire ou scientifique contiendront des fonctions de secrétariat de base similaires, mais diffèrent par des tâches spécialisées qui devront être indiquées dans le document.

Au sens classique, les fonctions suivantes peuvent être attribuées aux principales fonctions unifiées du secrétaire :

• assure les activités administratives du chef;
• effectue la correspondance commerciale, y compris les appels et les courriels ;
• accepte et redistribue la correspondance, prépare et envoie des réponses aux lettres reçues ;
• recueille et traite les informations nécessaires au gestionnaire, fournit des travaux de bureau ;
• accepte les documents des employés pour un transfert ultérieur à la direction pour signature et examen ;
• prépare les réunions, réunions et conférences, tient leurs procès-verbaux;
• achète la papeterie et autres produits nécessaires pour assurer le bon fonctionnement du bureau;
• résout les tâches d'organisation pour l'accueil des employés et des visiteurs ;
• effectue d'autres travaux liés au poste occupé.

De plus, les tâches peuvent devenir :

• le contrôle de l'exécution des commandes et des commandes ;
• numérisation et copie de la documentation ;
• l'annulation ou le report des délais ;
• réservation de billets et de chambres d'hôtel;
• préparation de rapports sur les frais de voyage;
• préparation de boissons et de friandises pour les invités.

La secrétaire au travail souvent et beaucoup doit communiquer avec différentes personnes, donc un bon spécialiste doit répondre aux exigences suivantes :

• propreté;
• précision;
• bienveillance;
• une culture de la parole ;
• sociabilité;
• manque de mauvaises habitudes.

La secrétaire étant le « visage » de l'entreprise, l'apparence agréable de l'employé est un critère essentiel. Il est important de noter ici que nous parlons d'un sens du style et d'une présence de goût, et non d'une apparence de modèle. Les femmes deviennent souvent secrétaires parce qu'elles sont considérées comme plus flexibles, résistantes au stress et capables de créer une atmosphère chaleureuse au bureau.

La spécificité du travail de secrétariat est d'aider régulièrement le manager dans la conduite des affaires. Pour cette raison, ces qualités professionnelles sont extrêmement importantes :

• une responsabilité;
• ponctualité;
• attention;
• diligence;
• apprentissage;
• organisation.

Pour obtenir un emploi de secrétaire, vous n'avez souvent pas besoin d'un diplôme d'études supérieures, des cours spécialisés complets sont tout à fait adaptés. Les connaissances acquises dans le domaine de la psychologie, de la lecture rapide et de la sténographie seront utiles. Les connaissances de base du métier de secrétaire peuvent être acquises dans des écoles spécialisées. Une telle formation est disponible pour ceux qui sont diplômés de la 9e ou de la 11e année et durera de 1 à 3 ans, en fonction de l'enseignement secondaire existant.

Si le choix s'est porté sur une entreprise réputée, il est alors important de suivre une formation spécialisée. Par exemple, sous le ministère des Affaires étrangères de la Fédération de Russie, il existe un centre de formation qui forme des secrétaires. Le centre enseigne aux étudiants les connaissances informatiques, les bases du travail de bureau, l'éthique et l'étiquette des affaires et l'anglais. Étant donné que les universités nationales n'offrent pas de formation en secrétariat, les candidats diplômés en philologie, communication, psychologie et autres domaines similaires ont un avantage. Certaines entreprises proposent des formations aux candidats qu'elles sont prêtes à recruter.

Vous pouvez travailler comme secrétaire dans une organisation réputée, dans une petite entreprise et dans un organisme gouvernemental, par exemple, dans une école ou une université. Aujourd'hui, presque tous les dirigeants ont besoin de secrétaires ou d'assistants. Le poste de secrétaire est entouré de divers mythes - certains parlent de commencer une carrière intéressante dans cette profession, tandis que d'autres soutiennent qu'il n'y a pratiquement pas de promotion.

En fait, l'avancement de carrière dépend en grande partie des qualités personnelles. L'initiative et le travail acharné vous aideront à évoluer vers un poste plus élevé au sein de l'entreprise, par exemple, d'abord en tant qu'assistant manager, puis devenir manager. Le développement ultérieur de l'entreprise sera entre les mains du spécialiste lui-même.

En début de carrière, il est difficile de compter sur un salaire élevé. Les employeurs offrent généralement aux travailleurs sans expérience un salaire de 15 000 à 20 000 roubles. selon la région de résidence. Dans les grandes villes, les salaires sont généralement plus élevés. Le salaire moyen d'un employé expérimenté est de 30 000 à 45 000 roubles. à travers la Russie. Les spécialistes des qualifications supérieures, par exemple les assistants personnels des gestionnaires et des assistants, gagnent entre 60 000 et 80 000 roubles.